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  • 如何写好一封电子邮件?

  • 作者:  来源:本站  日期:2018-11-03 02:06:10
  •   如果我问你,你和客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式有哪些?发邮件,绝对是其中一项。越是重要的内容,越是需要以邮件的形式进行沟通。

      电子邮件是我们工作中最常用到的一种表达形式。在日常工作中,你有没有碰到过这样的情况?邮件写完之后,发现忘了添加附件,发出去之后急急忙忙加了一句「不好意思,刚才忘了添加附件……」

      这些错误我都犯过。为了让大家避免少犯错,并使用好电子邮件这个手段,我总结了一些使用电子邮件你需要注意的要点,以及千万不要做的事情,与你分享。

      附件在最前,是为了防止忘记添加附件的尴尬;主题放在正文后是由于,很多邮件你在写的时候并不知道如何准确地表达主题,或者在主题上卡壳了,如果你把邮件正文写完之后,主题自然也能写得更明确;收件人放在最后写是因为怕邮件写到一半,不小心误发了出去,从而造成尴尬。

      标题要简单直接,并要注意主题的细节。如果你想给大家发周会备忘录,标题写成「周会备忘录」不如写成「周会备忘录-2017 09 20」更好,邮件还有一个好处是可以随时搜索查看,日后去搜索的时候,邮箱里躺着一堆「周会备忘录」和带有日期标记的「周会备忘录」,哪种做法会更好?

      比如「师北宸@36氪开氪专栏写作课提纲」,也不如「师北宸@37氪开氪专栏写作课提纲-001版」更好。总之,不要怕麻烦,越细致越好。前期的麻烦是为了后续沟通更加节省双方的时间。

      如果特别重要、紧急,可以在标题加上「【重要】」、「【紧急】」甚至可以加上「【今天内回复】」这样的标签。收件方很可能每天收到几十封邮件,通过这样的方式让对方先看你的邮件,以免漏掉了重要信息,耽误项目进展。

      发送给(TO)需要知悉且希望对方回复的人(收件人),抄送(CC)给「需要知悉但不需要回复」的人,不要使用密送(BCC)。

      收件人是你沟通的直接对象,邮件正文放上收件人的名字;与这个主题相关的人是你的抄送对象,可以不写抄送对象的名字,你认为需要知悉这件事情的人都可以抄送给对方,但是请谨慎使用,因为每个人每天都会收到很多邮件,不要打扰与主题无关的人。

      我在过去十几年的邮件使用经历中使用密送的次数不超过五次,其中有 2-3 次是测试,另外的2-3次是发给别人的邮件中使用过。最后一次准备使用密送功能的时候,我直接使用了「转发」,而不是密送给对方。「密送」这个功能的设计本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送对象,但这个功能的设计就像你把大家的讨论给某个人「打小报告」。我认为这样的态度不够敞亮,非常不提倡使用「密送」这个功能。

      【重要!】别忘了添加附件。很多人发邮件经常犯的一个错误是邮件发出去之后,发现忘了添加附件。所以发邮件的时候最好的习惯是:先添加附件,然后写正文,然后是主题,最后写上收件人。这样可以避免忘记发附件的尴尬。——现在有一些邮箱有提示系统,如果你的邮件中提到了「附件」两个字而没有添加附件,系统会提示你添加附件。但为了养成好的习惯,以及避免换了邮箱系统之后不会再有智能提示,还是养成好的习惯更保险。

      邮件的开头,要称呼对方。相比「Hi」和「Dear」,不如直呼对方的名字。比如,我更喜欢你直接叫我「师北宸」,这样会让我感觉更舒服,但注意一定不要把别人的名字写错!每个人都会特别在意自己的名字,写上对方的名字是礼貌和尊重,也会让对方对你有更多好感。

      在多人讨论的邮件中,如果删掉了某个收件人或者添加了某个收件人,要在邮件一开始注明。比如在邮件一开头注明「+张明」,或者「-王二」,这样所有收件人知道哪些人加入了讨论,哪些人离开了讨论。

      在邮件的一开始就要说明来意。比如:「我是某某某,想邀请你合作一门课程」。我能马上判断对这封邮件是否感兴趣,劲儿决定是否要继续阅读下去。

      邮件的整体结构可以为:表明主题—细节阐述—小结。表达上尽量简洁,所有信息围绕主题,不相关的内容删掉。

      在邮件正文中,一些血药对方重点注意的内容,一定要标注出来,用最短的时间抓住对方的注意力。「合作开发职场写作方向的线上课程」这句就是整篇邮件的重点,标注后,很容易就吸引了我的注意。

      作者签名也是很多人在写邮件时经常忽略掉的一个问题,写不写作者签名,作者签名能否写清楚最能体现一个人是否「职业化」。微信是现在人们的主要沟通方式,所以在作者签名栏留下你的微信号,或者附上微信二维码,会大大降低对方联系你的成本。也更容易达成联系。

      作者签名写在左下角即可,不需要像传统纸质信函一样写在右下角。一方面,不同的邮件系统在「读取」对方邮件的时候,格式容易出现错误;另一方面,电子邮件更多是简洁、直接、高效、阅读习惯是从左至右,如果大家把署名都放在右下角,对于阅读效率是一个很大的打扰——从左至右的阅读过程突然要跳到最右边,是很大的阅读干扰。

      2.沟通的第一原则:能当面沟通的不要通过电话,能电话沟通的不要通过文字。如果当面沟通或电话沟通更合适的内容,就不要写电子邮件。否则就是浪费你自己和对方的时间。

      4.不要通过电子邮件讨论有复杂议题或有重大分歧的话题,尤其涉及多个人的时候。这种情况更适合约一个工作会议讨论解决。电子邮件适合阐述「事实性」的内容,比如会议纪要、合作备忘、周报等内容,尤其适合在一些口头讨论形成共识和决议的时候,作为「双方共同认可」的内容作为备忘。因为口头表达容易出现表达和理解偏差,随着时间的流逝人们的记忆也会出现偏差,用文字的方式发给参与方以待「日后备查」。

      5.不要在邮件里讨论公司机密或别人的隐私。对于规范的公司而言,公司邮件是公司资产,如果不希望被讨论的内容被别人看到,不要在邮件里讨论。这既是对公司的保护,也是对你自己的保护。

      6.谨慎使用自动回复功能。如果设置,请务必对同一收件人发送一次。有些人在休假或外出的时候,会将邮箱设置自动回复,这本是好意。但有些系统会对每一封邮件进行自动回复,这对收到自动回复的人是一个极大的骚扰。在设置自动回复功能的时候,务必多测试几遍,仅对同一收件人发送一次。

      7.重要的邮件写完之后最好再检查一遍,看看有没有不合适的表达。越是重要的邮件,越要多小心细致。如果不是特别紧急,也可以在邮件写完之后,喝点东西,或者和同事聊几句,过一会儿再来看看自己之前写的邮件有没有不合适的地方。

      还有一个办法是:你可以找一位同事帮你看看你的邮件中有没有不合适的表达。ta提的意见可能不一定中听,但作为「普通读者」的意义和价值非常重要,ta如果有不好的感受,我想你一定可以用更好的表达方式去写这封邮件。

      以上就是我与大家分享的写好一封电子邮件的注意事项。电子邮件只是众多令你头痛的职场写作场景之一。在你的工作中,还会面临各种各样的写作需求,在邮件里答复客户的疑问、每周给老板写工作汇报、为大咖写一封合作邀约、写一封求职加薪申请……

      这些写作场景,往往关乎合作能否成功、自己能否升职加薪,而这些职场写作技能,从没有人教过你。所以,你可能常常为这些事情发愁:

      ●每次给老板和客户写邮件,尤其是回复给多人时,既怕得罪人,又怕没体现出足够的专业度,删了又改,改了又删,怎么写都觉得不满意,怎样才能把每一封邮件都写得既专业,又能让每个人都更容易接受我的意见?

      ●忙忙碌碌工作了一周,写周报的时候发现没什么亮点,部门另一个同事工作没你勤奋更没你用心,因为周报写得好,却被领导误认为ta比你更能干,怎么让自己的工作成绩更加突出,从而获得更多机会?

      ●你认认真真维护好每一个客户,可是客户却总觉得竞争对手的服务好,你越是追得紧,客户越是躲你,为什么客户总是主动去找别人,而老躲着我?

      ●大家都说,要与最好的人共事,与大牛成为朋友,才可以成为更好的自己。可是大牛根本不愿意搭理我,怎么办?

      你的每个问题我都遇到过,我也被困扰过,你并不孤独。为了帮各位职场人解决各种职场写作难题,我将自己10年职场写作经验、对几百个职场写作案例的研究成果,凝聚成了36氪开氪专栏《21天提升职场写作力》。

      这个专栏囊括了200 个职场人眼中最头痛的21个职场写作难题的破解方法,相信可以帮你解决职场90%的沟通难题。

      5.如何撰写主旨清晰、没有废线.周报月报:工作业绩就靠它说线.如何撰写让用户主动转发的活动通知?

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